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黄冈科技职业学院公务用章管理规定
来源:黄科职文[2009]05号     时间:2009-04-08

黄冈科技职业学院公务用章管理规定

各处室、系部、蓝天校区:

公章是代表学院合法性、权威性的象征物,管好用好公章,是一项十分重要的工作。为维护印章使用的严肃性、规范性,特对院内各级公章的使用和管理作如下规定。

一、印章的刻制
我院各级部门申请刻制印章或更换印章(包括各种业务用章),须提出书面申请,经主管院长同意,由办公室统一负责刻制,新印章启用前,印模须在档案室登记备案,同时注明启用时间及印章保管人。

二、印章的保管
1.学院一级公章包括黄冈科技职业学院公章、黄冈科技职业学院钢印章、中共黄冈科技职业学院委员会公章、院长、法人代表方印章、签名印章由学院档案室专职档案员(保密员)保管,经主管院领导签批同意后使用;各部门印章为二级公章,由本部门负责人或指定专人保管,经部门负责人同意方可使用。
2.印章保管员必须严格遵守公章管理制度,忠于职守,妥善保管公章,平日随用随锁,做到盖公章必须有依据,有登记。保管者不得将印章自行委托他人代管,无特殊情况,未经主管院领导批准不得将印章带离办公场所。院级公章保管员因事外出,应将印章交由院办公室主任保管及使用。

三、印章的使用
1.用印程序
使用各级公章,都必须履行登记手续,建立详细的用印登记本,逐次登记,以备查考。公章管理员有权查阅待盖章的文件、报表、材料等内容,经办人员不得拒绝查阅。在待盖公章的文件、报表、材料上应有主管院领导的亲笔签名或批条,凡未具备完整审批手续,一律不得加盖公章。各级公章保管员不得在空白纸页上加盖公章。
2.各类发文用印
以学院或学院党委名义对外或下发的通知、编号红头文件、报告、公函等常规性文件,必须经主管院领导审核并在发文审批单上签发后方可用印。
3.各类证书、证件、证明用印
凡需加盖院级公章的各类毕业证书、结业证书、学生证、工作证、专业技术职务聘书、以及各类奖状、荣誉证书等均由学院主管领导核准审批后,根据相关文件及名单,由专人集中到档案室统一盖章。
4.各类合同、协议、报表
各类合同、协议书、意向书、申报材料、报表等材料,须由主管院领导亲笔签署后方能用印。合同、协议书须留一份原件由档案室存档。
5.教工、学生开具证明
教职员工因公出差、参观学习、外出进修等需开具行政介绍信,一般需持有有关材料证明。学生开具证明须持经学工处或教务处批条。
6.特殊情况用印
学院公章正常情况下在学院保密档案室内使用,如在特殊情况下为便于工作需把公章带出校外,经办部门须经党委书记或院长批准,由公章保管员或院办主任亲自携带公章并用印。公章保管员不得将公章托予无关人员带离校区。

四、各类公章的销存
公章因机构设置变动或其他原因停止使用,公章管理部门要及时将印章交档案室并办理注销手续,由档案室封存。公章在停止使用后,管理部门未及时将印章上交档案室而继续使用,或遗失,则追究公章管理人和部门负责人的责任,给学校造成损失的,要依法追究其责任。
对具有保存价值的公章要妥善保存,无保存价值的经院办公室主任审核批准后销毁。销毁旧章时必须填写销毁清册,并有两人或两人以上监销。

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